LINEで会社の
やりとりが多い方へ
案件管理と月報を、
AIが自動で作成します
いつもの社内LINEグループに
報告を書くだけ。
月数十円からの
ランニングコストで、顧客台帳と
月報ができあがります
建設業やリフォーム業、製造業の営業担当など、社内の連絡をLINEグループで済ませている会社は、佐賀県・長崎県の中小企業でも多いのではないでしょうか。手軽な一方で、「あのお客様の件はどうなった？」と過去のトークをさかのぼったり、月末に報告を拾い集めて月報を作ったりと、まとめ直す手間が残りがちです。iweb-factoryでは、LINEに書いた報告をAIが読み取り、案件の一覧表（顧客台帳）と月報を自動で作る仕組みを試作しました。この記事では、その仕組みと実際の画面、費用の目安をご紹介します。
LINEでのやりとりが多い会社の悩み｜案件管理と月報づくりに追われていませんか？
LINEは現場の方も使い慣れていて、報告がすぐに集まる便利な道具です。ただ、案件管理や月報づくりには向いていない面もあります。
- 報告がトークの中に流れてしまい、案件ごとの状況（問い合わせ中・見積もり中・受注など）がひと目で分からない
- LINEの内容を、事務の方がExcelや台帳にもう一度手で入力している
- 月末に月報や営業成績のまとめを作るのに、半日がかりになる
- 動きが止まっている案件に気づかず、フォローが漏れてしまう
LINEに報告を書くだけ。AIが顧客台帳に自動で記録する仕組み
社内のLINEグループに「記録係」の公式LINEを招待しておくだけで、あとはいつもどおり報告を書くだけです。新しいアプリを覚える必要はありません。
-
1
社内のLINEグループに報告を書く
例：「山田様 外壁塗装 32万円で受注しました！」 -
2
AIが内容を読み取る
お客様の名前・電話・工事の種類・状況・金額などを読み分けます。あいさつや雑談は自動で除外します -
3
案件の一覧表（顧客台帳）に自動で記録
新しいお客様は追加、すでにいるお客様は状況を更新します
自動でやってくれること
- 報告の読み取りと台帳への記録（10分おき）
- 下見の予定日を過ぎた案件を「現調済」に変更（毎日）
- 月報の作成とLINEへのお知らせ（月末の速報・月初の確定版）
- 2週間以上動きのない案件をLINEでお知らせ（毎週）
AIが読み取りに自信を持てない報告や、1通に複数のお客様が書かれた報告は、台帳に入れずに「要確認」の一覧に回します。人が確認してから反映できるので安心です。
実際の画面｜自動でできる案件の一覧表（顧客台帳）と月報
試作で実際に作られた画面です（お客様の名前・電話番号・住所はすべて架空のテストデータです）。
案件の一覧表（顧客台帳）
← 横にスクロールできます →
お客様ごとに、流入経路・工事の種類・下見の日時・状況・金額が1行にまとまります。状況は「問合せ」「現調予定」「見積提出」「受注」「失注」などで色分けされ、どの案件がいまどこまで進んでいるかがひと目で分かります。
月報
新規の件数・受注件数・受注率・受注金額に加えて、「ホームページ」「チラシ」「紹介」など受注経路別の成績も自動で集計します。どの集客が効いているかが分かり、営業会議の資料としてそのまま使えます。
建設業・リフォーム・製造業・営業職など、業種に合わせてカスタマイズ
今回の試作は、建築・リフォーム業の営業報告を例に作っています。台帳の項目やAIに読み取らせる内容を変えれば、ほかの業種・職種にも応用できます。
建設業・リフォーム
問い合わせ・現地調査・見積もり・受注までの進み具合の管理、受注経路の分析
製造業
引き合い・見積もり・受注の管理、取引先ごとの対応記録
営業職・サービス業
訪問・商談の記録、営業日報や月報の自動作成、フォロー漏れの防止
現場へのお願いは、「受注・失注が決まったら一言書く」「お客様1人につき1通で送る」の2つだけです。今の仕事のやり方を大きく変えずに、AIによる業務の自動化を始められます。
ランニングコストは月数十円から｜導入前に知っておきたい注意点
仕組みは、Googleのスプレッドシートと、AI、LINE公式アカウントを組み合わせて作ります。毎月かかる費用（ランニングコスト）は主にAIの利用料で、報告の量に応じて月数十円程度からが目安です。報告の件数が多い会社では、そのぶん増えます。
① LINEの無料の通数には上限があります
LINE公式アカウントの無料プランで送れるのは月200通までで、グループへのお知らせはグループの人数分数えられます。人数やお知らせの回数が多い場合は、LINEの有料プランが必要になることがあります。
② 本番ではAIを有料の設定で使います
AIの無料枠では、入力した内容がAIの改善に使われることがあります。お客様の名前や電話番号を扱う本番運用では、有料の設定にして、内容が学習に使われないようにします。上の「月数十円から」は、この有料の設定での目安です。
③ LINEに書かれた報告だけが記録されます
記録係を招待する前の会話や、電話だけで受けた連絡は、台帳に載りません。電話で受けた内容も、ひとことLINEに書いておく運用にすると安心です。
佐賀県・長崎県でAIによる業務自動化のご相談はiweb-factoryへ
iweb-factoryは、伊万里市を拠点に、佐賀県・長崎県の中小企業のAI活用と業務の自動化をお手伝いしています。今回のLINE記録係の仕組みも、会社ごとの業種・報告の書き方・台帳の項目に合わせて構築・カスタマイズします。
- 現地に伺い、今のLINEの使い方や報告の流れを一緒に整理します
- 台帳の項目・月報の集計方法・お知らせの内容を、会社に合わせて設定します
- パソコンの基本的な環境づくりから、AIの活用まで一貫して対応します
構築・カスタマイズは
iweb-factoryへ
お問い合わせください
「うちの会社のLINEでも使える？」という段階からでも構いません。
建設業・製造業・営業部門など、業種を問わずご相談ください。
